Guía Completa del Cierre de Nómina de Fin de Año
Domina los pasos esenciales para cerrar correctamente la nómina de diciembre, incluyendo ajustes de retenciones, liquidaciones y documentación obligatoria que debes conocer.
Por qué el cierre de nómina de fin de año es crucial?
Llega diciembre y con él, uno de los momentos más complejos del año para cualquier departamento de recursos humanos. No es solo cerrar números — se trata de asegurar que cada empleado reciba exactamente lo que le corresponde, que las retenciones fiscales sean correctas y que toda la documentación cumpla con la normativa laboral española.
Muchas empresas se apresuraron este año. Nosotros hemos visto errores que podrían haberse evitado: pagas extras calculadas mal, retenciones del IRPF no actualizadas, o documentos presentados fuera de plazo. La buena noticia es que si entiendes los pasos clave, el proceso se simplifica bastante.
Pasos Clave del Cierre de Nómina
Sigue este proceso sistemático para evitar sorpresas desagradables
Actualiza las Retenciones del IRPF
Antes de calcular la nómina de diciembre, verifica que las retenciones de IRPF están al día. Si algún empleado cambió su situación personal (matrimonio, hijos, vivienda), es el momento perfecto para ajustar los porcentajes. La Agencia Tributaria actualiza estas cifras anualmente, así que revisa las últimas tablas publicadas en noviembre.
Calcula las Pagas Extras Correctamente
En España, la paga extra de diciembre representa el 100% del salario mensual base. Algunos empleados reciben también paga extra de junio. Recuerda que la paga extra debe incluir la antigüedad y los complementos salariales según lo establecido en el convenio colectivo. No es solo dividir el salario anual entre 14 meses — cada empresa tiene sus reglas.
Ajusta Vacaciones y Permisos Pendientes
Hay empleados que no tomaron todos sus días de vacaciones? Debes registrar estas ausencias no disfrutadas. Aunque en España no se suele pagar en efectivo, necesitas documentarlo para cálculos de indemnización futura. Revisa quién ha tomado bajas médicas, permisos de paternidad o excedencias parciales durante el año.
Verifica Cotizaciones a la Seguridad Social
Asegúrate de que las cotizaciones a la Seguridad Social estén correctamente aplicadas. La base de cotización tiene límites máximos anuales que pueden afectar a los últimos meses del año. Algunos empleados podrían haber alcanzado el tope de cotización, lo que significa que noviembre y diciembre pueden tener cotizaciones diferentes.
Documentación Obligatoria que No Puedes Olvidar
El cierre de nómina no es solo un número. Tienes que preparar documentación específica que la Administración puede solicitar en cualquier momento.
Nómina de Diciembre Completa
Debe incluir todos los conceptos: salario base, pagas extras, complementos, retenciones de IRPF, cotizaciones a Seguridad Social, y cualquier otra percepción o deducción. Cada línea debe ser trazable.
Declaración de Retenciones (Modelo 190)
Antes del 20 de enero, debes presentar el Modelo 190 con todas las retenciones de IRPF realizadas durante el año. Es fundamental para que los empleados puedan hacer su declaración de la renta correctamente.
Resumen Anual de Cotizaciones (RLC)
Resumen de todas las cotizaciones a Seguridad Social del año. Se presenta antes del 20 de enero y es crucial para la auditoría laboral y el control de la administración pública.
Certificado Individual de Retenciones
Cada empleado necesita un certificado con el total de retenciones practicadas durante el año. Lo necesitan para su declaración del IRPF.
Calendario de Plazos Imprescindibles
Estos son los hitos que no puedes dejar pasar
Cierre de Nómina de Diciembre
Cálculo y aprobación de la nómina con paga extra. Los empleados deberían recibirla antes del 25 de diciembre.
Cierre Contable del Año
Registra todas las nóminas en contabilidad. Comprueba que los asientos contables coinciden con los gastos de personal.
Presentación del Modelo 190 y RLC
Presentar las retenciones anuales de IRPF y el resumen de cotizaciones ante la Administración Tributaria y Seguridad Social.
Entrega de Certificados
Los empleados deben recibir sus certificados de retenciones. Es obligatorio entregarlos para que puedan hacer su declaración de la renta.
Errores Comunes que Debes Evitar
Trabajamos con docenas de empresas cada año. Estos son los errores que se repiten con más frecuencia:
No Actualizar Retenciones a Tiempo
Las tablas de IRPF cambian cada año. Si aplicas las del 2024 en diciembre de 2025, los empleados terminarán pagando más de lo necesario. Verifica los porcentajes en la web de la Agencia Tributaria.
Olvidar los Topes de Cotización
La base máxima de cotización a Seguridad Social es de 4.495,90 euros mensuales en 2026. Si un empleado ya alcanzó el tope en noviembre, diciembre no cotiza sobre toda la nómina. Esto afecta especialmente a empleados con salarios altos.
Calcular Mal la Paga Extra
No es solo dividir entre 14. La paga extra debe respetar lo que dice tu convenio colectivo. Algunos incluyen antiguedad, otros complementos salariales. Revisa tu contrato colectivo antes de calcular.
Presentar Documentos Fuera de Plazo
El Modelo 190 debe presentarse antes del 20 de enero. Una presentación tardía puede resultar en multas. Planifica esto con anticipación, no lo dejes para el último día.
Tu Lista de Control Final
Antes de cerrar el año, marca estos puntos
Retenciones IRPF actualizadas a las tablas 2025
Pagas extras calculadas según convenio colectivo
Topes de cotización Seguridad Social verificados
Vacaciones no disfrutadas documentadas
Nómina de diciembre aprobada por dirección
Contabilidad sincronizada con nóminas
Modelo 190 y RLC preparados para presentar
Certificados de retenciones listos para empleados
El Cierre Correcto te Protege
El cierre de nómina de fin de año no es solo una tarea administrativa. Es tu oportunidad de demostrar que tu empresa respeta los derechos de sus empleados y cumple con la ley. Cuando lo haces bien, reduces riesgos de auditorías, conflictos laborales y multas administrativas.
Tómate tiempo en diciembre. Verifica cada número, revisa cada documento, consulta tu convenio colectivo si tienes dudas. Los pocos días que inviertas ahora te ahorrarán problemas en enero y el resto del año. Y si algo no está claro, no dudes en contactar con un asesor laboral — es mejor pedir ayuda que cometer errores que después son difíciles de corregir.
El proceso es sistemático. Los pasos son claros. Los plazos están establecidos. Lo que necesitas es seguirlos con precisión y documentar cada decisión.
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Nota Importante
Este artículo proporciona información educativa sobre los procesos de cierre de nómina en España. Aunque hemos incluido referencias a normativas y plazos vigentes, las leyes laborales y fiscales pueden cambiar. Te recomendamos consultar con un asesor laboral o especialista en recursos humanos para situaciones específicas de tu empresa. Cada caso es único y requiere atención personalizada según la normativa actual y tu convenio colectivo aplicable.